Şifreleri ekip kasasında tutun, kişiye en az yetkiyle erişim verin, her erişimi kayda geçirin. Ceepri’de bunun karşılığı işletme profili, rol bazlı izinler ve şifre başına erişim kapsamıdır. Çalışan ayrılınca onu işletmeden kaldırın ve bildiği şifreleri değiştirin: Ceepri’den kaldırmak, üçüncü taraf sitelerdeki şifreyi kendiliğinden değiştirmez.
Ortak şifreler neden dağılır?#
- Excel, not defteri ve WhatsApp grupları aynı anda birden çok kopya üretir; hangisinin güncel olduğu belli olmaz.
- Dosyayı gören herkes her şifreyi görür; “yalnızca ihtiyacı olan” ilkesi uygulanamaz.
- Kimin hangi şifreyi ne zaman kullandığı bilinmez.
- Şifre değiştiğinde herkese tek tek haber vermek gerekir; haber verilmeyen kişi hesabın dışında kalır.
- Çalışan ayrıldığında bildiklerini de götürür.
Dört temel ilke#
- En az yetki. Herkes yalnızca işi için gereken şifrelere erişsin.
- Kişiye özel erişim. “Ortak hesap” yerine kişi bazlı yetki verin; kimin girdiği bilinebilsin.
- Kayıt. Görüntüleme ve kopyalama gibi işlemler kayıt altına alınsın.
- Çıkış düzeni. Ayrılan ya da görev değiştiren kişi için yazılı bir kontrol listesi olsun.
Ceepri’de işletme yapısı#
Ceepri’de önce şahsi bir hesap açılır; işletmeler bu hesabın altında ayrı profiller olarak oluşturulur. Her profilin kasası ayrıdır ve çalışma alanı olarak şahsi hesap ile işletmeler arasında geçiş yaparsınız. İşletme sahibi olarak personeli davet eder, rol atar ve şifre ile 2FA kayıtlarının kimlere açık olacağını belirlersiniz.
İşletme profiline firma bilgileri ve resmi evraklar (vergi levhası, imza sirküleri, ticaret sicil gazetesi gibi) de eklenebilir. Sahip değişirse işletme devredilebilir; devir geçmişi kayıt altında tutulur.
Roller ve izinler#
Ceepri hazır sistem rolleriyle gelir; gerekirse işletmenize özel rol oluşturabilirsiniz.
| Rol | Ne yapabilir |
|---|---|
| İşletme Sahibi | Tam yetki; devir ve arşivleme. |
| Yönetici | Personel, firma bilgileri ve tüm kasa yönetimi. |
| Teknik Personel | Şifre ve 2FA kayıtlarında tam operasyon yetkisi. |
| Editör | Kasa kayıtlarını ekleme ve düzenleme. |
| Reklam Personeli | Şifre ekler ve düzenler; açık şifre göremez. |
| Muhasebe Personeli | Görüntüleme ve evrak erişimi. |
| Görüntüleyici | Salt okunur erişim. |
| Özel Yetkili Personel | Yönetici tarafından özelleştirilir. |
İzinler şu başlıklarda toplanır: şifre (ekleme, görüntüleme, düzenleme, silme, kopyalama, açık görme, dışa ve içe aktarma), 2FA (görüntüleme, ekleme, kod kopyalama, gizli anahtar ve yedek kod görme), personel, firma bilgileri, resmi evrak ve log. İzin denetimi sunucu tarafında yapılır; kapalı bir izin yalnızca gizlenmiş bir düğme değildir.
Şifre bazında erişim kapsamı#
Rol, kişinin ne yapabileceğini belirler; kapsam ise hangi kayıtlara erişebileceğini. İkisini birlikte kullanın.
- Her şifre ve 2FA kaydı için “Tüm firma personeli” ya da “Yalnızca seçili personel” seçebilirsiniz.
- Bir personeli belirli kategorilerle sınırlandırabilirsiniz; kişi yalnızca izin verilen kategorideki kayıtları görür.
- “Sadece kendi eklediği şifreler” izni, kişinin yalnızca kendi oluşturduğu kayıtlara erişmesini sağlar.
Reklam, Muhasebe ve Teknik Personel gibi hazır roller “tüm işletme şifreleri” iznini içerir. Muhasebe Personeli ayrıca şifreyi açık görebilir. Bu rolleri verirken kapsamı şifre bazında daraltın ya da özel rol oluşturun.
Kurulum: sekiz adım#
Küçük bir ekip için kurulum bir öğleden sonrayı geçmez.
- Şahsi hesabınızı açın. Üye olun; kayıt SMS ve e-posta kodlarıyla doğrulanır. Giriş yöntemlerinizi baştan güçlendirin, çünkü işletme erişimi bu hesaptan geçer.
- İşletmeyi oluşturun. Firmalar sayfasında İşletme Oluştur’a basın. Zorunlu alan firma adıdır; vergi bilgileri ve diğer ayrıntıları sonra ekleyebilirsiniz.
- Rol planı yapın. Kimin neyi göreceğini yazın. Hazır roller yetmiyorsa işletmenin Personel sekmesinde özel rol oluşturun.
- Davetleri gönderin. Personel sekmesindeki Personel davet et bölümünden kişiyi telefon numarasının ya da e-posta adresinin tamamını yazarak seçin. Kayıtlı kullanıcı bulunamazsa e-posta ile davet gönderebilirsiniz. Davet kabul edilince erişim açılır.
- Şifreleri aktarın. Mevcut Excel ya da CSV dosyasını aktif işletme profiline içe aktarın. Adımlar için içe aktarma rehberine bakın.
- Erişim kapsamlarını ayarlayın. Hassas kayıtları “Yalnızca seçili personel” yapın, kişileri gerekirse kategoriyle sınırlayın.
- 2FA kayıtlarını ekleyin. Ortak hesapların doğrulayıcı anahtarlarını 2FA kaydı olarak ekleyin ve kod ile yedek kodlara kimlerin erişeceğini izinlerle belirleyin.
- Kayıtları izleyin. İşletmenin Loglar sekmesini düzenli aralıklarla gözden geçirin; beklenmedik görüntüleme ya da kopyalama işlemlerini erken yakalarsınız.
Çalışan ayrıldığında: çıkış kontrol listesi#
Çıkış anı, şifre yönetiminin gerçekten sınandığı andır. Şu sırayı izleyin.
- Ceepri’de kaldırın. Kişiyi işletmenin Personel sekmesinden kaldırın; bekleyen davetleri de iptal olur ve işletme kasasına erişimi kapanır.
- Bildiği şifreleri değiştirin. Erişim kapsamlarından kişinin görebildiği kayıtları çıkarın. Önceliğiniz e-posta, alan adı, reklam hesapları ve ödeme sistemleri olsun.
- 2FA’yı yenileyin. Ortak hesapların doğrulayıcı kaydını yeniden kurun ve yedek kodları yenileyin.
- Üçüncü taraf yetkilerini kaldırın. Meta İşletme Yöneticisi, Google Analytics, Search Console ve reklam hesapları gibi sistemlerde kişi ayrıca tanımlıdır; oralardan da çıkarın.
- Oturumları kapatın. Önemli sitelerde “tüm cihazlardan çıkış yap” seçeneğini kullanın.
- Kayıtlara bakın. Ayrılmadan önceki günlerde olağandışı görüntüleme ya da kopyalama olup olmadığını kontrol edin.
Kişiyi işletmeden kaldırmak Ceepri üzerindeki erişimi keser; ancak üçüncü taraf sitelerdeki şifreler kendiliğinden değişmez. Kişi bir şifreyi not ettiyse o şifre geçerli kalır. Toplu şifre değiştirme özelliği yakında; şimdilik şifreleri tek tek değiştirip Ceepri kayıtlarını güncelleyin.
Küçük bir ajans için örnek yetki planı#
| Kişi | Rol | Gerekçe |
|---|---|---|
| Kurucu | İşletme Sahibi | Tam yetki ve devir hakkı. |
| Operasyon müdürü | Yönetici | Personel ve kasa yönetimi. |
| Sosyal medya uzmanı | Reklam Personeli, yalnızca seçili kayıtlar | Şifreyi ekler, açık şifre görmez; yalnızca kendi hesaplarına erişir. |
| Muhasebeci | Özel rol ya da kategori kısıtı | Hazır Muhasebe Personeli rolü tüm işletme şifrelerini açık görebildiği için kapsamı daraltılmalıdır. |
| Stajyer | Görüntüleyici, yalnızca seçili kayıtlar | Salt okunur; yalnızca gerekli kayıtlar. |
Sık sorulan sorular#
Her çalışan tüm şifreleri görür mü?
Hayır, rol ve kapsama bağlıdır. Yalnızca bazı hazır roller (örneğin Reklam, Muhasebe, Teknik Personel) tüm işletme şifrelerine erişim izniyle gelir; bu yüzden hassas kayıtlarda erişim kapsamını “Yalnızca seçili personel” yapın.
Çalışan ayrılınca şifreleri görmeye devam eder mi?
Ceepri üzerindeki erişimi kapanır. Ancak bildiği şifreleri not etmişse o şifreler üçüncü taraf sitelerde geçerli kalır; bu yüzden ayrılan kişinin eriştiği şifreleri değiştirmelisiniz.
Personelin Ceepri hesabı olması gerekir mi?
Evet. Hesabı olmayan kişiye e-posta ile davet gönderebilirsiniz; kişi üye olup daveti kabul edince erişim açılır.
Bir şifre değişince herkeste güncellenir mi?
İşletme kasasında şifre tek bir kayıttır. Kaydı güncellediğinizde erişimi olan herkes güncel hâlini kullanır.
İşletme sahibi değişirse ne olur?
İşletme yeni bir sahibe devredilebilir. Devir işlemleri ayrı bir devir geçmişinde kayıt altında tutulur.